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3 razones por las que un software de control de ocupación es necesario en la oficina

Tener el control total de la oficina es una tarea casi imposible de realizar, sin embargo, existen herramientas que nos permiten administrar con mayor facilidad nuestros recursos y hacer de este proceso más rápido y eficaz.

Anteriormente conversamos sobre Cómo llevar el control de ocupación real dentro de oficinas en caso de que contemos con una cantidad de empleados moderadamente baja en comparación a otras (menos de 100 colaboradores) y cómo podemos implementar estrategias manuales para llevar el control de la ocupación dentro de la oficina, sin embargo, muchas veces deseamos automatizar estos procesos o contamos con una gran cantidad de colaboradores y llevar esto manualmente es imposible.

Acá te comentamos 3 formas en las que un software de control de ocupación puede ayudarte a reducir los riesgos de contagio entre los colaboradores:

  1. Automatización de procesos 

Aviso a departamentos de limpieza, asignación automatizada, registro de datos, contact tracing 

Una de las tareas más difíciles del departamento de facilities o recursos humanos, es llevar un control manual de la ocupación en sitio, establecer límites de personas por sección, asignación de espacios de trabajo rotativos, horarios de limpieza entre otros.

Estos sistemas permiten automatizar estos procesos, por lo que podés monitorear y rastrear con mayor facilidad contagios entre colaboradores.

¿Cómo lo hacen?

Cada sistema de control de ocupación es distinto y ofrece funcionalidades diferentes. En el caso de sistemas como Workplace permite entre otras cosas la optimización en la asignación del parqueo y del espacio de oficina, habilitando que los colaboradores puedan reservar tanto el espacio de parqueo como de los espacios de trabajo, enviando alertas al personal de limpieza para que desinfecte el lugar y ayudando con el control de ocupación acorde a las recomendaciones de las autoridades de Salud.

Todo esto se hace mediante un software de servicio, que permite a los colaboradores desde una aplicación poder gestionar las reservas de parqueo y espacios de trabajo, así como realizar cuestionarios de salud para que los encargados del área puedan ver los avances de síntomas en los colaboradores.

  1. Generación automática de reportes

Otro de los grandes beneficios, es poder obtener reportes automatizados de la salud de los colaboradores, así como el uso efectivo de los recursos empresariales. Estos reportes, facilitan el reconocimiento de casos de factores de riesgo entre los colaboradores y la toma de decisiones anticipada. Además permite llevar el récord de síntomas entre colaboradores y conocer posibles focos de contagio.

Estos reportes pueden ser grandes aliados contra los contagios masivos dentro de la oficina, así como la visualización real y actualizada de la salud de los colaboradores y su nivel de exposición. 

Además, permite reconocer la utilización real de los recursos empresariales.

  1. Respaldo en la nube

Otro de los grandes beneficios es el tener un respaldo de la información obtenida en los meses anteriores en la nube. Esto permite rastrear fácilmente focos de contagio y tener información actualizada de forma automática. 

Además del respaldo de información, el poder acceder de forma remota a los sistemas desde cualquier parte del mundo, es una gran ventaja para los departamentos que están controlando el uso de las instalaciones, donde pueden ejecutar dichas administraciones desde cualquier parte.

Sistemas como Workplace permiten asignar espacios de trabajo y espacios de estacionamiento a los colaboradores por fechas específicas, lo que permite tener control sobre el uso de las instalaciones y el envío de notificaciones a los encargados de limpieza cuando se deja de utilizar un espacio de trabajo en específico.

Si te interesa conocer más de lo que un sistema de software puede hacer, ingresa a www.parso.co/workplace