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Cómo llevar el control de ocupación real dentro de oficinas

Antes de empezar a leer este blog, analiza la cantidad de personas que hay en tu oficina y si cuentan con sistemas de control de acceso. Si tu respuesta es sí y cuentan con más de 100 colaboradores, te recomendamos el siguiente blog: ¿Es necesario un sistema de control de ocupación en mi oficina?

Este control lo podés llevar manualmente o con sistemas de control de ocupación que permiten hacer estos controles de manera más automática.

Es necesario recordar que estas estrategias están pensadas para empresas que han incorporado el teletrabajo en sus oficinas.

Crea grupos de trabajo fijos

De acuerdo al Ministerio de Salud de Costa Rica, sólo se define “burbuja social” a aquellas personas que conviven bajo el mismo techo. Esto significa que, no podemos llamar “burbujas sociales” a aquellas personas que trabajan en un mismo departamento u empresa, sin embargo, si podemos crear grupos de trabajo fijos para evitar contagios.

Con esta estrategia, se busca establecer un grupo fijo de colaboradores que trabajen el mismo día, a las mismas horas y compartan los espacios de las oficinas de manera regular. 

Ventajas:
  1. Evitamos aglomeraciones dentro de las oficinas
  2. Nos aseguramos de que los colaboradores tengan contacto con los otros mismos colaboradores a través del tiempo, evitando que haya mayor cruce de contactos y permitiendo la agilidad en la toma de decisiones en caso de contagios.
  3. Podemos rastrear con mayor agilidad a todas las personas que estuvieron en oficinas durante ese día en específico. 
  4. Podés determinar porcentajes acertados de colaboradores dentro de las instalaciones, tanto por grupo como por departamento.
Desventajas:
  1. Al hacer los controles manualmente, no podés garantizar que se cumplan las estipulaciones a cabalidad.
  2. En caso de generación de reportes, debés realizarlos manualmente. 
  3. En caso de contagios, el rastreo de los contactos no es seguro, así que todos los que compartieron espacio con dicha persona, aún no teniendo contacto, deben ser enviado a cuarentena para garantizar su bienestar y el de los demás.

Para la aplicación de esta estrategia, procura que los grupos de colaboradores, sean compuestos por personas que trabajen en conjunto, para que no se tenga que romper la regla por necesidad de estar en contacto con personas de otros círculos de trabajo.

Establece grupos de trabajo con un máximo de 6 personas

Procura además, que los grupos de trabajo en conjunto no sean mayores a 6 personas, en caso de colocarlos en un espacio en específico. 

Si se cuenta con instalaciones de gran tamaño, podés permitir que varios grupos de trabajo estén dentro de las oficinas, procurando que los grupos compartan los mismos días de ida a la oficina para evitar cruces de grupos. 

Utiliza software de control de ocupación cuando superes los 100 colaboradores

Nuevamente te recomendamos que esta estrategia puede funcionar para empresas que cuentan con menos de 100 colaboradores. En caso de contar con más colaboradores, puede volverse engorroso y un trabajo bastante complicado generar estos controles manualmente. 

En estos casos, recomendamos valorar el uso de aplicaciones que permiten establecer asignaciones de espacios de trabajo y rastreo de contactos como lo hace el sistema Workplace de PARSO.

¿Te gustaría saber más sobre los sistemas de software de control de ocupación? Te recomendamos leer 3 razones por las que un software de control de ocupación es necesario en la oficina