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¿Es necesario un sistema de control de ocupación en mi oficina?

Cuando pensamos en la disminución de contagios dentro de las oficinas, lo primero que se nos viene en mente es en el retiro del personal de las instalaciones y por supuesto, en la determinación de cuáles departamentos y labores se pueden ejecutar desde casa. 

Otra de nuestras dudas como encargados del talento humano y operaciones, es el determinar qué herramientas necesitan en casa y cómo podemos suplirlas, sin embargo, dejamos por fuera la tarea más difícil de todas… ¿Cómo volver?

No se puede controlar todo manualmente

Una de las grandes incógnitas dentro de la empresa en estos momentos de pandemia, es cómo volver cuando todo esto pase. 

Algunas empresas, han determinado que volver a oficinas es algo que se puede aplazar por lo menos unos seis meses más, o inclusive, los resultados obtenidos con el teletrabajo han sido tan positivos que permiten implementar nuevas formas de trabajo que anteriormente se veían lejanas a implementarse o inclusive muy complicadas. Sin embargo, estas empresas presentan nuevos inconvenientes por resolver como:

  • ¿Qué hago con una oficina tan grande?
  • ¿Seguimos manteniendo espacios de trabajo estáticos para cada colaborador?
  • ¿Cómo se cual es el aforo real dentro de la oficina?
  • Si brindamos servicios de transporte o alimentación ¿Cómo sé cuántas unidades debo tener disponibles?

Entre otros. Así mismo muchas empresas que deben volver a oficinas, no saben cómo puede administrar recursos como estacionamientos, salas de reunión o los espacios de trabajo. Mantener la distancia entre colaboradores en cada horario, se vuelve una tarea bastante difícil de llevar a cabo. 

¿Existen software que me permiten controlar esto?

Muchas personas desconocen de las nuevas herramientas en el mercado para la distribución de espacios de trabajo en oficinas o administración de recursos como lo son el parqueo, transporte, entre otros.

Estas herramientas permiten obtener reportes completos para la toma de decisiones, así como la integración de sistemas de hardware que puedan dar datos fiables sobre ocupación y distanciamiento entre colaboradores.

¿Cómo se si este tipo de herramientas me pueden funcionar?

Primero debés reconocer si volver a la oficina está dentro de un tiempo menor a seis meses. Si en este momento, tu equipo no necesita estar en oficinas, podrías valorar estas opciones más adelante y centrarte en reconocer si es necesario mantener tantos recursos para la empresa.

Muchas empresas se han dado cuenta que las labores que realizan los colaboradores tienen el mismo o mejor resultado que estar siempre en oficinas. Algunos han comentado sobre la disminución de gastos que esto representa para la empresa, por lo que el teletrabajo es la nueva realidad de la empresa, que vino para quedarse. Así pues, muchas empresas valoran que los recursos que se tienen pueden disminuir y trasladarlo en beneficios para sus colaboradores. 

Si por el contrario, tus respuestas a esto, son positivas podrías valorar la inclusión de un sistema de software para la gestión de espacios de trabajo y estacionamiento:

  1. ¿Tenés más de 100 colaboradores?
  2. ¿El control de aforo se realiza manualmente?
  3. ¿No sabés cómo controlar el distanciamiento? 
  4. ¿Te gustaría que se reserven las salas de reunión?
  5. ¿Te gustaría poder rastrear focos de contagio?

Si la mayoría de tus respuestas son afirmativas, es posible que una herramienta de este tipo traiga grandes beneficios a tu empresa.

¿Qué beneficios y cuáles funcionalidades me puede brindar?

En el caso específico de Corporate Experience permite a grandes rasgos, distribuir, asignar y reservar espacios de trabajo y estacionamiento. 

Además, si la empresa brinda servicios de alimentación o inclusive transporte, este software permite realizar reservas para una mejor administración de los recursos disponibles para los colaboradores. 

Otra de sus funcionalidades, es permitir la realización de cuestionarios de salud antes de la llegada a oficinas, manteniendo una bitácora actualizada de posibles síntomas de cada colaborador. 

Los colaboradores pueden gestionar sus reservas de espacio de trabajo, parqueo, alimentación o transporte desde una aplicación móvil, evitando así registros manuales. 

La empresa puede controlar las zonas de mayor aglomeración

Otro de los beneficios que se obtienen, es el poder visualizar cuáles zonas concentran más personas y determinar cómo evitar que esto suceda, por medio de mapas de calor. 

Además, permite dar aviso a los encargados de limpieza, en el momento que los espacios de trabajo fueron desocupados.

¿Te gustaría un demo sobre este sistema? Escribe a info@parso.cr